Przeszukanie w firmie – instrukcja na pierwsze 15 minut

Kto rozmawia, co trafia do protokołu, jak zastrzec tajemnicę

Pierwszy kwadrans przesądza o reszcie postępowania. W przeszukaniu nie wygrywa najgłośniejszy, tylko ten, kto natychmiast porządkuje role i dokumenty. Wyznacz jedną osobę do kontaktu z funkcjonariuszami – koordynatora compliance lub członka zarządu – a reszcie zespołu zakaż improwizowanych rozmów. Zażądaj okazania podstawy prawnej i postanowienia; spisz sygnaturę, jednostkę prowadzącą, godzinę wejścia i skład zespołu, zrób kopie dokumentów, uruchom zamknięty kanał komunikacji wewnętrznej i natychmiast powiadom obrońcę. Jego obecność nie wstrzymuje czynności, ale zmienia ich jakość: porządkuje zakres, pilnuje terminologii, chroni Twoje prawa.

Od razu przejdź do zakresu. Poproś o doprecyzowanie, jakich osób, projektów i okresów dotyczy przeszukanie; jeśli postanowienie jest zbyt ogólne, złóż wniosek o doprecyzowanie i żądaj wpisania go do protokołu. Formalnie zastrzeż tajemnicę przedsiębiorstwa: wskaż, że wybrane repozytoria zawierają know-how, kody źródłowe, modele wyceny, listy klientów, strategię cenową, dane R&D. Domagaj się zapieczętowania nośników do czasu rozstrzygnięcia przez sąd oraz selekcji danych przy użyciu filtru lub biegłego IT, aby ograniczyć pobór informacji do materiałów relewantnych. Oddziel materiały objęte tajemnicami zawodowymi (np. adwokacką) i danymi wrażliwymi; zaproponuj bezpieczną ścieżkę przeglądu.

Kluczowy jest protokół przeszukania. Dopilnuj, aby odnotowano dokładne nazwy i ścieżki folderów, skrzynki e-mail oraz zakres dat, identyfikatory urządzeń i numery seryjne, a także użyte narzędzia i kryteria selekcji. Każdą wątpliwość wpisuj w uwadze lub sprzeciwie – rzeczowo, bez ocen. Jeśli zabierane jest urządzenie, złóż wniosek o niezwłoczny dostęp zastępczy; przy kopiowaniu danych żądaj kopii bit-po-bicie z sumami kontrolnymi. Nie kasuj plików, nie wyłączaj serwerów, nie komentuj meritum sprawy na korytarzu i nie podpisuj protokołu „w ciemno”.

Dobrze poprowadzone pierwsze 15 minut często decyduje, czy później skutecznie wyłączysz materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, obronisz integralność danych i zakwestionujesz legalność albo zakres dowodu.